Консультант по продукту: +7(495)005-1239  E-Mail: info@flexys.org  Позвонить через Skype

Поддержка: +7(495)005-1239 (1).    E-Mail: support@flexys.org

Что может быть лучше, чем MS Excel?

...или потерянные возможности типографии.

Автор: Flexys

В применении к полиграфии вопрос интерпретируется так: что может быть проще и лучше, чем Microsoft Excel?

Уже давно известно, что соответствующая программа расчета стоимости, основанная на знании, способна сократить риски «гадательного» ценообразования полиграфических заказов. Каждый полиграфист также знает, что расчет стоимости – это «научное угадывание» затрат времени, материалов и услуг субподрядчиков, необходимых для выполнения конкретного заказа. Мы часто теряем из виду уникальную цель отдельно взятого расчета. Расчет и последующее коммерческое предложение могут одновременно представлять собой множество различных аспектов. Среди которых установление продажной цены является всего лишь отдельно взятой целью. А на самом деле...

Компания может видеть цель расчета в следующем:

  • Определить цели проекта.
  • Определить уровень осведомленности заказчика о ценах на полиграфическую продукцию.
  • Определить сроки и параметры качества заказа.
  • Установить ценовую категорию заказа.
  • Если это возможно, подкорректировать параметры заказа в пользу имеющихся технологий или графика производства.
  • Произвести впечатление на заказчика скоростью, точностью и понятностью коммерческого предложения.
  • Дать обоснованный повод менеджеру по продажам для прямого контакта с заказчиком.

Возможные цели Заказчика:

  • Определить бюджет. Подготовка бюджета для будущих расходов – это обычная задача. Это может быть исследование рынка или бухгалтерская проверка бюджета.
  • Мониторинг цен. Часто несколько типографий с одинаковыми возможностями обслуживают один и тот же рынок. Таким образом цена, может быть использована как определяющий фактор для размещения заказа.
  • Тендер. Многие государственные организации и корпорации проводят формальные тендеры среди подавших заявки типографий. В этом случае побеждает наиболее низкая цена.
  • Проверка цены. Возможно, что заказчик имеет налаженные взаимоотношения с определенной типографией, но желает убедиться в справедливости цены, сравнивая ее с ценами других типографий, или хочет потребовать скидку.
  • Корректировка цены. Возможно, новый заказ лишь немного отличается от предыдущего и заказчик хочет скорректировать цену.

Когда клиент просит оформить коммерческое предложение, типография может использовать его в качестве конкурентного преимущества, дополнив спецификацию информацией, способной представить типографию в более выгодном свете и тем самым склонить клиента к размещению заказа. В современном мире типография, обладающая программой расчета стоимости, определенно имеет конкурентное преимущество.

Как выбрать программу расчета стоимости полиграфического заказа.

Клиенты ожидают ценового постоянства от типографии, иначе теряется уверенность и появляется чувство несправедливости. Технические знания заказчиков печатной продукции сильно разнятся. Некоторые клиенты могут предоставить вполне конкретное и детализированное техническое задание, но есть и такие, которые попросят вас сделать расчет, пользуясь терминологией: «на блестящей бумаге, как в прошлом заказе».

Некоторые клиенты требуют лучшего обслуживания, а другие чувствительны к цене или заказывают чаще других. Программа расчета стоимости должна гарантировать, что если для существующего или перспективного клиента определен уровень цены или процент скидки, то в любом случае и при любом менеджере по продажам клиенту будет сделан расчет именно с этой скидкой или наценкой. Не все программы умеют это делать в отличие от Flexys.
Менеджеры по продажам или посредники, обосновывающие цену перед непосредственным заказчиком, также хотят быть уверенными в точности, справедливости и последовательности расчетов. При расчете с помощью бумажных формуляров или табличных редакторов типа Excel, прежде чем назвать окончательную цену, нужно потратить время на сравнение полученного результата с предыдущим расчетом и рационализировать возможные различия. Хорошая специализированная программа имеет такую структуру данных, которая позволяет должным образом отслеживать все возможные вариации, поддерживает последовательность и облегчает принятие ценовых решений (включая наценки, себестоимость и прибыль).

Обобщив, можно сказать, что программы расчетов и прочее программное обеспечение для типографий делятся на три категории:

  1. Полностью самостоятельные и не интегрируемые с прочими приложениями решения, подходящие для маленьких компаний с небольшим числом клиентов.
  2. Программы, использующие реляционные базы данных, способные делать автоматическое коммерческое предложение, карту заказа и счет. Программа должна быть масштабируема, то есть должна поддерживать любой объем информационных потоков, и иметь связь с системой управления информацией MIS.
  3. Один из множества модулей в больших системах управления информацией MIS. Должна подходить для компаний с большим количеством непроизводственного или ИТР персонала, у которого есть время читать и изучать многочисленные отчеты, связанные или не связанные напрямую с производственным процессом.

В программах первой категории, или табличных редакторах типа Excel, обычно отсутствует постоянное хранение данных об индивидуальных расчетах.

Программы третьей категории, или MIS приложения, имеют тенденцию к универсальности. Большинство из них основаны на шаблонах, что лишает их гибкости и требует массы времени для настройки. Чтобы получить результат, в процесс выполнения расчета требуется вводить массу информации, которая должна удовлетворять условиям каждого модуля общей системы. Часто это более чем конкретная информация, необходимая именно для этого расчета.
Многие типографии на самом деле выписывают заказы только по одному из десяти новых расчетов. У наиболее опытных, возможно,  получится три или четыре заказа из десяти расчетов. В конце концов, порядка 90% времени расчетчика можно считать потерянным. Так как калькуляция сама по себе не оплачивается клиентом, то она является функцией ИТР, а так как затраты на ИТР не возобновляемы, то они напрямую влияют на прибыль.

Системы второй категории, к которым относится программа для типографий Flexys PrintShop, как раз призваны решать эти вопросы. Минимальное время принятия решений, адаптируемый к количеству персонала уровень проникновения в структуру организации, реальное решение главных задач предприятия.